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Datenschutzerklärung

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter 

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die  

Heidelberg Engineering GmbH 
Max-Jarecki-Straße 8 
69115 Heidelberg 
Deutschland  

Email: Info@Heidelbergengineering.com 

Weitere Kontaktinformationen finden Sie im Impressum dieser Website. 

Die Heidelberg Engineering GmbH hat einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Dieser ist erreichbar bei der 

CL Compliance und Datenschutz GmbH & Co. KG 
Douglasstraße 11–15
76133 Karlsruhe
Deutschland

Telefon: +49 721 91250880 
Email: Heidelbergengineering@compliance-datenschutz.de 

Darüber hinaus erreichen Sie unser internes Datenschutzteam für allgemeine datenschutzbezogene Anliegen unter Datenschutz@heidelbergengineering.com 

Ihre Rechte als betroffene Person 

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, stehen Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mehrere Rechte zu, um Ihre Daten und deren Verwendung transparent und kontrollierbar zu machen.

Recht auf Auskunft

Sie können von uns eine Bestätigung verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten und, wenn ja, welche Daten das sind, zu welchen Zwecken sie verwendet werden und an wen wir sie weitergeben.

Recht auf Berichtigung

Wenn Ihre personenbezogenen Daten ungenau oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, eine Korrektur oder Vervollständigung zu verlangen.

Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie können unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, sofern wir diese nicht zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen weiterhin benötigen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

In bestimmten Fällen können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, beispielsweise wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, personenbezogene Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.

Recht auf Widerspruch

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, wenn diese auf Grundlage berechtigter Interessen oder zu Direktwerbezwecken erfolgt.

Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung

Erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs.

Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an uns oder an unseren Datenschutzbeauftragten. 
Wir bearbeiten Anfragen unverzüglich, spätestens innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig ist.
 

Eine Übersicht aller zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden in Deutschland finden Sie hier. 

Datenkategorien und Empfänger der Daten

Welche Arten von Daten verarbeiten wir?

Je nach Verarbeitungszweck verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Identifikations- und Kontaktdaten (z. B. Name, Kontaktdaten, Organisation)
  • Kommunikationsdaten (z. B. Inhalte von Anfragen oder sonstiger Korrespondenz)
  • Vertrags- und Geschäftsbeziehungsdaten (z. B. Vertragsstammdaten, Abrechnungsinformationen, Ansprechpartner)
  • Technische und nutzungsbezogene Daten (z. B. IP-Adresse, Log-Dateien, Geräte- und Browserinformationen)
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten 
    In bestimmten Fällen verarbeiten wir auch personenbezogene Daten, die nach den datenschutzrechtlichen Vorschriften als besonders schützenswert gelten. 
    Solche Verarbeitungen erfolgen nur, soweit dies gesetzlich zulässig ist, und werden in den jeweils einschlägigen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung gesondert erläutert. 

Wer erhält Ihre Daten?

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn hierfür eine rechtliche Grundlage besteht und dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Empfänger Ihrer Daten können insbesondere sein:

  • Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig sind
    (z. B. IT-, Hosting-, Support- oder Kommunikationsdienstleister)
  • Tochtergesellschaften oder verbundene Unternehmen,
    sofern dies zur Durchführung einer bestehenden Geschäftsbeziehung oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist
  • Öffentliche Stellen, wenn wir gesetzlich zur Weitergabe verpflichtet sind

Unsere Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Weisungen. Wir stellen durch vertragliche Regelungen und geeignete Kontrollen sicher, dass ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet ist.

Eine darüberhinausgehende Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nicht, es sei denn,

  • Sie haben ausdrücklich eingewilligt oder
  • eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Dauer der Aufbewahrung 

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke – einschließlich der Anbahnung und Abwicklung von Verträgen – erforderlich ist.

Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, speichern wir diese Daten für den in der jeweiligen Einwilligung festgelegten Zeitraum oder bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Darüber hinaus unterliegen wir gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, insbesondere nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Die dort vorgesehenen Aufbewahrungsfristen können bis zu zehn Jahre betragen.

Personenbezogene Daten können außerdem für die Dauer gesetzlicher Verjährungsfristen gespeichert werden, um mögliche Ansprüche bearbeiten zu können. Diese Fristen betragen in der Regel drei Jahre, können in bestimmten Fällen jedoch bis zu dreißig Jahre umfassen.

Datenübermittlung an Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittländer) erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. 

Werden personenbezogene Daten an Tochtergesellschaften oder verbundene Unternehmen mit Sitz in einem Drittland übermittelt, stellen wir durch geeignete Garantien sicher, dass dort ein angemessenes Datenschutzniveau eingehalten wird. 

Sofern Dienstleister personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung auf Servern in Drittländern verarbeiten, stellen wir auch in diesen Fällen durch geeignete Garantien ein angemessenes Datenschutzniveau sicher. Informationen zu den jeweils eingesetzten Diensten und den hierfür vorgesehenen Garantien finden Sie in der Anbieter- und Technologieliste dieser Datenschutzerklärung.

Profiling und automatisierte Entscheidungen 

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtlicher Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

Verarbeitungszwecke 

Im Folgenden beschreiben wir typische Situationen, in denen wir personenbezogene Daten verarbeiten. Dabei geht es nicht um abstrakte Regeln, sondern um konkrete Kontexte – zum Beispiel, wenn Sie unsere Website nutzen, mit uns Kontakt aufnehmen oder mit uns zusammenarbeiten.

Für jeden dieser Fälle erläutern wir, warum personenbezogene Daten verarbeitet werden und wie wir dabei vorgehen. So möchten wir Ihnen einen nachvollziehbaren Überblick geben, wann personenbezogene Daten verarbeitet werden und was dies für Sie bedeutet.

Wenn Sie zu einem der nachfolgenden Themen Fragen haben oder etwas unklar ist, können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Bereitstellung und Nutzung unserer Website

Technisch erforderliche Verarbeitungen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit wir darüber hinaus optionale Technologien einsetzen – insbesondere zu Analyse-, Statistik- oder Marketingzwecken – erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie, soweit erforderlich, § 25 Abs. 1 TDDDG.

Kontaktaufnahme und Kommunikation

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen oder einen Termin vereinbaren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens sowie zur Organisation und Durchführung der Kommunikation mit Ihnen. Die Verarbeitung erfolgt je nach Art Ihres Anliegens insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Versand von Informationen über unsere Produkte, Dienstleistungen, Veranstaltungen und weitere unternehmensbezogene Themen. Für den Versand des Newsletters sowie die hiermit verbundene Verarbeitung Ihrer Daten ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erforderlich.

Kunden, Geschäftspartner und Interessenten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten und Ansprechpartnern bei Geschäftspartnern, um Geschäftsbeziehungen anzubahnen, Verträge durchzuführen, Leistungen zu erbringen und die Zusammenarbeit organisatorisch zu begleiten. Die Verarbeitung erfolgt je nach Anlass auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c, lit. f DSGVO sowie – soweit erforderlich – auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Nutzung von Webportalen und Benutzerkonten

Wenn Sie unsere Webportale nutzen oder ein Benutzerkonto erstellen, verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Bereitstellung der Funktionen, zur Verwaltung Ihres Zugangs sowie zur sicheren Nutzung der Systeme. Die Verarbeitung erfolgt je nach Kontext auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Webinare, Schulungen und Academy-Angebote

Wenn Sie an Webinaren, Schulungen oder Academy-Angeboten teilnehmen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Organisation, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Maßnahme. Die Verarbeitung erfolgt je nach Art des Angebots zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie – soweit erforderlich – zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bewerbungen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt zur Vorbereitung und Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage von § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung – sofern gesetzlich zulässig – insbesondere auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG. Beruht eine Verarbeitung darüber hinaus auf Ihrer Einwilligung, stützt sie sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; im Falle besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Referent:innen

Wenn Sie als externe Referentin oder externer Referent für uns tätig werden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung der Zusammenarbeit. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie – soweit erforderlich – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und, bei freiwilligen Einwilligungen, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Marketing-Kommunikation und Lead-Management

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Interessenten und Kunden zielgerichtet über unsere Produkte, Dienstleistungen und Angebote zu informieren sowie Marketing- und Vertriebsprozesse zu steuern. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie – soweit erforderlich – auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Veranstaltungen (Messen, Kongresse, Webinare u. Ä.)

 Im Zusammenhang mit der Teilnahme an unseren Veranstaltungen verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung und Dokumentation der jeweiligen Veranstaltung. Die Verarbeitung erfolgt je nach Ausgestaltung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. f DSGVO sowie – soweit erforderlich – auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Social-Media-Präsenzen

Wir unterhalten Unternehmenspräsenzen auf verschiedenen Social-Media-Plattformen. Beim Besuch unserer Website werden keine personenbezogenen Daten an diese Plattformen übermittelt. Erst durch Anklicken eines Links erfolgt eine Weiterleitung. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Hinweisgebersystem

Wir betreiben ein Hinweisgebersystem zur vertraulichen Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen über mögliche Rechts- und Regelverstöße. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Hinweisgeberschutzgesetz sowie – soweit erforderlich – zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.